Algemene aankoopvoorwaarden

Versie 8 december 2023

Artikel 1. Toepassingen en definities

Deze Aankoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle aankopen van Goederen en/of Diensten door AquaFlanders geplaatst.

AquaFlanders: AquaFlanders, VZW, een Vereniging Zonder Winstoogmerk met maatschappelijke zetel te Desguinlei 250, 2018 Antwerpen, België, met ondernemingsnummer 0414.299.866.

Contract: de overeenkomst betreffende de aankoop van Goederen en/of Diensten tussen AquaFlanders en de Opdrachtnemer, inclusief alle (kader)overeenkomsten, aankooporders en andere door AquaFlanders uitgegeven algemene specificaties voor werkzaamheden of leveringen, alsook deze Aankoopvoorwaarden.

Goederen: de door de Opdrachtnemer aan AquaFlanders te leveren producten of materialen, zoals vermeld in het Contract.

Diensten: de door de Opdrachtnemer aan AquaFlanders te verlenen Diensten, zoals vermeld in het Contract.

Opdrachtnemer: de contractpartner van AquaFlanders die verantwoordelijk is voor de Levering van de in het Contract genoemde Goederen en/of Diensten.

Partij(en): AquaFlanders en/of de Opdrachtnemer.

Artikel 2. Orders

2.1 Het order wordt beheerst door de voorwaarden die zijn opgenomen hetzij in een aankooporder gericht aan de Opdrachtnemer, hetzij in een overeenkomst ondertekend door beide Partijen. Elk aankooporder wordt bovendien beheerst door de Aankoopvoorwaarden van AquaFlanders. Hieruit volgt dat het aankooporder of het contract en de Aankoopvoorwaarden samen één geheel vormen.

2.2 Geen enkele order wordt aanvaard, tenzij deze werd bevestigd door een schriftelijk ondertekend aankooporder van AquaFlanders.

2.3 In geval van tegenspraak tussen de voorwaarden zoals vermeld in het bijzonder bestek van de betrokken opdracht of het contract en deze Aankoopvoorwaarden, dan hebben het bijzonder bestek of het contract voorrang op onderhavige Aankoopvoorwaarden.

2.4 De wettelijke voorschriften inzake overheidsopdrachten in de klassieke sector zijn van toepassing op alle opdrachten van AquaFlanders. Overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro inclusief btw kunnen via een aanvaarde factuur tot stand komen. Bij overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde tussen de 30.000 euro en 143.000 euro inclusief btw ligt, is een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mogelijk. Er kan een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOMB) worden toegepast voor overheidsopdrachten voor werken onder de (vaste) drempel van 750.000 euro inclusief btw en bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten gaat het om de (herzienbare) drempel voor de Europese bekendmaking die op dit moment 221.000euro inclusief btw bedraagt (drempels van 1 januari 2024 t.e.m. 31 december 2025).

2.5 Alle correspondentie per post en aangetekende zendingen aangaande een aankooporder/overeenkomst dienen in de Nederlandse taal opgesteld te worden en gericht aan AquaFlanders vzw, Desguinlei 250, 2018 Antwerpen, met vermelding van de aankooporder- of overeenkomstnummer (zie ook briefreferentie op aankoopfactuur + elektronische facturatie). De facturatie zal uitsluitend elektronisch verlopen zoals bepaald in artikel 9 van onderhavige Aankoopvoorwaarden.

Artikel 3. Verbreking (art. 61 – 63 KB Uitvoering)

3.1 De verbrekingsgronden gelden zowel voor de opdrachtnemer - natuurlijke persoon als voor de bestuurders, zaakvoerders of andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de opdrachtnemer - rechtspersoon.

Artikel 4. Leveringstermijn (art. 117 KB Uitvoering)

4.1 De in het aankooporder/overeenkomst gestelde leveringstermijn voor Goederen en/of Diensten dient strikt te worden geïnterpreteerd. Bij een laattijdige levering brengt de Opdrachtnemer AquaFlanders min. 2[CH2] werkdagen op de hoogte. Zo niet wordt de Opdrachtnemer automatisch in gebreke gesteld en zal AquaFlanders de toepassing eisen van de boeteclausules voorzien in de overheidsopdrachtenwetgeving of in het betreffend aankooporder/overeenkomst.

Artikel 5. Verzending, verpakking, levering van Goederen (art. 45 KB Uitvoering)

5.1 De Opdrachtnemer zorgt op eigen kosten steeds voor de strikte naleving van de in het Contract vermelde verzendingsvoorschriften.

5.2 De Opdrachtnemer draagt zorgt voor een deugdelijke verpakking van de te leveren Goederen. De Opdrachtnemer neemt in elk geval de kosten op zich voor alle mogelijke verlies van, schade aan of veroorzaakt door de Goederen ten gevolge van ontoereikende verpakking, bescherming of beveiliging.

5.3 Tenzij anders overeengekomen in het aankooporder/overeenkomst dienen de Goederen steeds geleverd en gelost te worden op het aangeduide adres tijdens de werkdagen van maandag tot en met vrijdag tussen 08u30 en 15u45. De te leveren Goederen dienen zo opgestapeld en verpakt te zijn opdat zij zonder mechanische toestellen kunnen worden afgeladen. AquaFlanders behoudt zich het recht voor de levering te weigeren indien dit niet het geval is.

5.4 Alle mogelijke kosten voortvloeiend uit de niet-naleving van de instructies van AquaFlanders worden aangerekend aan de Opdrachtnemer.

Artikel 6. Aanvaarding, eigendomsoverdracht en overdracht van risico (art. 64 -65 en 156-157 KB Uitvoering)

Goederen

6.1 De loutere levering van de Goederen kan niet worden beschouwd als aanvaarding. AquaFlanders zal niet gehouden zijn de kwaliteit van alle Goederen meteen bij de levering te controleren en/of te keuren, doch zal zij een redelijke termijn krijgen om gebreken of niet-conformiteiten te melden. De ondertekening van de vrachtbrief, de goedkeuring van de hoeveelheden of enige betaling impliceert geenszins de aanvaarding van de geleverde Goederen en ontslaat de Opdrachtnemer niet van enige garantieverplichting en/of aansprakelijkheid.

6.2 De eigendomstitel op en het risico dat verbonden is aan de Goederen gaan over op AquaFlanders na levering ervan of, waar nodig, installatie of montage, en na aanvaarding ervan door AquaFlanders in overeenstemming met de eerste paragraaf van onderhavige clausule. Indien de Goederen door AquaFlanders worden geweigerd na Levering, blijft het risico en de eigendomstitel bij de Opdrachtnemer.

Diensten

6.3 Bij de levering van Diensten dienen de prestaties van de Opdrachtnemer bij iedere opdracht te worden goedgekeurd door AquaFlanders. De risico’s verbonden aan de geleverde Diensten gaan over op AquaFlanders na aanvaarding ervan door AquaFlanders. De Opdrachtnemer zal, behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst tussen de Partijen, bij het leveren van Diensten in regie zijn werkprestaties door AquaFlanders laten aftekenen voor akkoord, door middel van timesheets of enig ander systeem voor tijdsregistratie overeengekomen tussen de Partijen.

Artikel 7. Prijs (art. 25-32 KB Plaatsing)

7.1 De Opdrachtnemer levert de Goederen en/of Diensten tegen de in het aankooporder/overeenkomst vermelde prijs en deze prijs is, tenzij Partijen anders overeenkomen, niet vatbaar voor herziening of indexering. In de vermelde prijs zijn alle bijhorende Diensten en toebehoren inbegrepen, waaronder maar niet exclusief alle bijkomende kosten zoals vervoer, verzekering, administratiekosten, verpakking, installatie en aankoppeling.

Artikel 8. Betaling en facturatie (art. 66-72, 127 en 141 KB Uitvoering)

8.1 De Opdrachtnemer stelt voor iedere order van Goederen of Diensten tegen een vaste prijs een afzonderlijke factuur op, met vermelding van het ordernummer dat wordt vermeld in het aankooporder/overeenkomst en van alle andere voorgeschreven referenties. Voor Diensten in regie wordt maandelijks een factuur opgesteld gelijk aan het aantal gepresteerde (uren) dagen, vermenigvuldigd met de tussen Partijen overeengekomen tarieven.

8.2 De factuur zal vergezeld zijn van de nodige bewijsstukken en van alle andere vereiste documenten zoals bepaald in het aankooporder/overeenkomst (onder meer documenten inzake veiligheid, hygiëne en milieu indien van toepassing). Facturen die niet voldoen aan deze voorschriften kunnen worden geweigerd en teruggestuurd. In dit geval worden zij geacht op geldige wijze te zijn geprotesteerd.

8.3 AquaFlanders ontvangt de elektronische facturen via het Peppol-netwerk. In akkoord tussen de Opdrachtnemer en AquaFlanders kan beslist worden om – naargelang de technologie evolueert – andere formaten, standaarden en acces point te gaan hanteren.

8.4 Behoudens specifieke voorwaarden worden de facturen betaald binnen een termijn van dertig (30) dagen na ontvangst van de factuur indien de gefactureerde opdracht zonder opmerkingen door AquaFlanders werd aanvaard.

Artikel 9. Aansprakelijkheid (art. 152-153 KB Uitvoering)

9.1 De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle door AquaFlanders en derden geleden verlies dat, en schade die, geheel of gedeeltelijk het gevolg is van de geleverde Goederen en/of Diensten. De Opdrachtnemer doet hierbij uitdrukkelijk afstand van elke beperking van zijn aansprakelijkheid, alle beperkingen op de wijze van schadeloosstelling, alle beperkingen in verband met het bewijsrecht en alle overige bepalingen die de volledige schadeloosstelling voor AquaFlanders voor alle geleden verlies of schade in de weg kunnen of zouden kunnen staan.

Artikel 10. Intellectuele rechten (art. 19-23 KB Uitvoering)

10.1 Tenzij anders vermeld in het aankooporder/overeenkomst, draagt de Opdrachtnemer aan AquaFlanders, op volledige, definitieve en exclusieve wijze het geheel van de intellectuele rechten over op alle werken gecreëerd of te creëren in het kader van het aankooporder/overeenkomst, en dat op de meest volledige wijze, te weten ten opzichte van elke mogelijke vorm en exploitatiewijze, voor gans de duur van het betrokken recht en voor gans de wereld. De Opdrachtnemer garandeert daarbij eveneens dat de auteursrechtelijke morele rechten waarover de natuurlijke personen-auteurs beschikken, niet zullen gebruikt worden op enige wijze die het normale gebruik van de creaties door AquaFlanders op welke wijze ook in het gedrang zal brengen.

Artikel 11. Veiligheid, gezondheid en milieu

11.1 De Opdrachtnemer voldoet aan en handelt in overeenstemming met alle van toepassing zijnde veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften.

11.2 De Opdrachtnemer garandeert dat alle leveringen en verpakkingen voldoen aan de van kracht zijnde wettelijke bepalingen hieromtrent. Dit geldt in het bijzonder voor arbeidsmiddelen, machines, installaties, gemechaniseerde werktuigen, persoonlijke en collectieve beschermingsmiddelen en gevaarlijke producten. De Opdrachtnemer bezorgt AquaFlanders op diens eenvoudig verzoek een schriftelijk document waaruit blijkt dat de naleving van al het voorgaande is voldaan of dat de eventuele vrijstelling voorzien in de wetgeving rechtvaardigt, alsook alle overige in het Contract vastgelegde eisen.

11.3 AquaFlanders legt de aankooporder [CH3] van beschermings- en arbeidsmiddelen steeds ter goedkeuring voor aan de Preventieadviseur. Na ontvangst van de goederen kijkt de Preventieadviseur na of deze conform de eisen zijn en bevestigt dit per email voor de indienststelling.

Artikel 12. Verwerking van persoonsgegevens

12.1 Elke Partij dient, te allen tijde, haar respectieve verplichtingen krachtens de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens na te leven in verband met alle persoonsgegevens die krachtens de order zouden worden verwerkt. AquaFlanders hanteert strikte regels inzake gegevensbescherming dewelke terug te vinden zijn in het privacy beleid.

Artikel 13. Evaluatie

13.1 Het evaluatiesysteem voor leveranciers/dienstverleners is – in voorkomend geval – op deze order/overeenkomst van toepassing. Hierbij wordt het lopende Contract twee (2) keer per kalenderjaar onderworpen aan een evaluatie en worden de leveranciers een (1) keer per jaar geëvalueerd bij de opmaak van de begroting[CH4] . Bij een negatieve evaluatie heeft AquaFlanders de mogelijkheid om het Contract op te zeggen met een opzegtermijn van een (1) maand.

Artikel 14. Algemene bepalingen

14.1 De Opdrachtnemer gaat akkoord met de Aankoopvoorwaarden door de enkele levering van Goederen en/of Diensten, zelfs indien zij niet conform de eigen algemene of bijzondere voorwaarden van de Opdrachtnemer zijn. De Opdrachtnemer kan de Aankoopvoorwaarden steeds terugvinden via de website van AquaFlanders.

14.2 De eventuele nietigheid van één (of een gedeelte) van een bepaling van deze Aankoopvoorwaarden, zal geenszins invloed hebben op de geldigheid van de rest van de bepaling of de Aankoopvoorwaarden. De Partijen verbinden er zich toe te onderhandelen over een geldige en afdwingbare vervangende bepaling met dezelfde of grotendeels dezelfde economische impact.

14.3 Aanpassingen of wijzigen aan onderhavige Aankoopvoorwaarden worden als ongeldig beschouwd, tenzij deze uitdrukkelijk en schriftelijk door AquaFlanders worden aanvaard en bevestigd.

14.4 Onderhavige Aankoopvoorwaarden hebben steeds voorrang op enige andere (huidige of toekomstige) voorwaarden die door de Opdrachtnemer aan AquaFlanders worden opgelegd, noch hebben zij enige knock-out werking in de zin van artikel 5.23 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek.

14.5 Deze versie van de Aankoopvoorwaarden vervangt alle voorgaande versies van de Aankoopvoorwaarden.

Artikel 15. Toepasselijk recht en rechtbanken

15.1 Het huidige aankooporder/overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag van 11 april 1980 (CISG).

15.2 Alle geschillen betreffende de geldigheid, uitvoering, interpretatie en/of beëindiging van huidige aankooporder/overeenkomst die niet in der minne kunnen worden geregeld, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van Antwerpen (afdeling Antwerpen).