Privacy
Wie zijn wij?
AquaFlanders VZW is de federatie van de Vlaamse waterbedrijven en rioolbeheerders die de belangen van haar leden vertegenwoordigt en gespecialiseerd is in het waterbeheer, alsmede het informeren en sensibiliseren van duurzaam watergebruik. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende partijen:
- Iedere gebruiker van de website (www.aquaflanders.be) en al haar sub-sites (hierna ”Website”) aangeboden door AquaFlanders met maatschappelijke zetel te Desguinlei 250, 2018 Antwerpen (hierna “wij” of “ons” of “AquaFlanders”), met ondernemingsnummer 0414.299.866.
- De leden en bestuurders van AquaFlanders.
Waarom hebben wij een privacyverklaring?
Vanwege de aard van onze organisatie moeten we veel persoonlijke gegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven, inclusief de privacywet ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation), of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze privacyverklaring is zowel van toepassing op alle informatie die ons wordt overgedragen via elektronische middelen als op alle informatie die wordt verzameld via ons kantoor. Deze informatie kan zowel verzameld worden via de informatie die u ons verstrekt via email, (online) invulformulieren of rechtstreeks contact bij ons op kantoor.
Houd er rekening mee dat wanneer u contact met ons opneemt via een ander elektronisch medium (zoals Facebook, LinkedIn of Twitter), de Privacyverklaring van die websites voorrang heeft in geval van strijdigheden met deze Privacyverklaring.
Hoe kan u ons bereiken?
Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze Privacyverklaring kan u ons contacteren via volgende kanalen:
- Telefoon: 03 292 91 90
- E-mail: dpo@aquaflanders.be
- Adres: Desguinlei 250, 2018 Antwerpen
- Website: www.aquaflanders.be
Of via de contactgegevens van uw lokaal kantoor.
Welke informatie verzamelen we?
|
Categorie persoonsgegevens |
Categorie betrokkene |
|
Identificatiegegevens:
|
Deelnemer opleiding, webinars, evenementen of wedstrijd Websitebezoeker bij invulling van webformulieren Deelnemer tevredenheidsenquête keuring |
|
Identificatiegegevens:
|
Leden en Bestuurders van AquaFlanders |
|
Beroep en vorming
|
Leden en Bestuurders van AquaFlanders |
|
Opleiding en vorming
|
Deelnemer opleiding |
Beeldmateriaal
|
Deelnemer evenement georganiseerd door AquaFlanders of waar AquaFlanders tevens aanwezig was als gast |
De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens
- We hebben mogelijks uw persoonsgegevens nodig om de gemaakte afspraken voortvloeiend uit het lidmaatschap, hetwelk u met ons heeft afgesloten, uit te voeren.
- Wanneer wij uw gegevens verwerken als onderdeel van het lidmaatschap of een opleiding, is het verzamelen van bepaalde persoonlijke gegevens noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de gemaakte afspraken n.a.v. uw inschrijving voor of deelname aan onze wedstrijden, opleidingen, webinars en evenementen.
- De gegevens die wij van u verzamelen via de website zijn noodzakelijk om de website optimaal te laten functioneren.
Indien de verwerking van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is om een van bovenstaande redenen, zullen wij altijd uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken. Indien u ervoor kiest geen toestemming te geven, of indien u uw toestemming intrekt, zal u niet (volledig) gebruik kunnen maken van de aangeboden diensten.
Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?
We behandelen uw gegevens voor verschillende doeleinden:
A. Wanneer u gebruik maakt van onze website
Identificatiegegevens vanuit de webformulieren
- Verwerking van klachten
- Inschrijving en organisatie van opleidingen, webinars, evenementen, etc.
- Versturen nieuwsbrieven
B. Wanneer u gebruik maakt van ons leden-of bestuurdersplatform
Identificatiegegevens en functieprofielen
- Identificatie en communicatie
- Ledenbeheer
- Bestuurdersbeheer
C. Wanneer u een opleiding bij AquaFlanders volgt
Opleiding en vorming
- Beheer opleidingen
- Beheer evaluaties
- Beheer herindiensttredingen
- Beheer facturatie
D. Wanneer u aanwezig bent op een evenement georganiseerd door AquaFlanders of waar AquaFlanders tevens aanwezig was als gast
Beeldmateriaal
- Foto’s genomen op het evenement kunnen verwerkt worden in nieuwsbrieven of in presentaties
E. Wanneer u de tevredenheidsenquête invult
Identificatiegegevens
- Kwaliteitsoptimalisatie van de keuring
F. Wanneer u deelneemt aan een wedstrijd van AquaFlanders
Identificatiegegevens
- Het verzekeren van het goede verloop van de wedstrijd, in het bijzonder de mogelijkheid om de deelnemer te contacteren in het kader van de deelname en om de prijzen op een efficiënte wijze te kunnen overhandigen.
Hoe lang houden we uw data bij?
AquaFlanders bewaart uw persoonsgegevens net zolang als nodig voor de doeleinden omschreven in deze privacyverklaring.
Wanneer de bewaring van de persoonsgegevens niet langer vereist is, zullen wij deze op een veilige manier vernietigen of verwijderden, dan wel aan u ter beschikking stellen.
Indien u uw toestemming intrekt of indien u zich verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens, en dergelijk verzet wordt weerhouden, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen indien mogelijk. Wij zullen evenwel die persoonsgegevens noodzakelijk om uw voorkeur naar de toekomst toe te respecteren, bijhouden.
A. Wanneer u gebruik maakt van onze website
Indien u gebruik maakt van onze webformulieren, worden uw persoonsgegevens bijgehouden tot 3 jaar na het laatste contact.
Wanneer u een opleiding bij AquaFlanders heeft afgerond, worden uw gegevens bijgehouden tot drie jaar nadat u uw bevoegdheid heeft stopgezet.
Boekhoudkundige gegevens kunnen mogelijks een langere bewaartermijn rechtvaardigen volgens de wettelijke bepalingen ter zake. Overige gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor een efficiënte naservice, dan wel toekomstige dienstverlening, worden in de mate van het mogelijke geanonimiseerd bewaard zodat deze niet traceerbaar zijn naar identificeerbaar personen.
B. Wanneer u gebruikt maakt van ons leden- of bestuurdersplatform
Uw persoonsgegevens worden bewaard in het leden- en bestuurdersplatform en worden automatisch verwijderd wanneer u niet langer lid of bestuurder bent.
C. Wanneer u de enquête invult over uw tevredenheid over de uitgevoerde keuring
Uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra deze niet meer nodig zijn voor het onderzoek dat wij voeren naar de klanttevredenheid over het verloop van de keuring. Uw persoonsgegevens worden voor deze doeleinden bijgehouden tot 1 jaar na het invullen van de enquête.
D. Wanneer u deelneemt aan een wedstrijd van AquaFlanders
Uw gegevens die ingestuurd worden voor deelname aan onlinewedstrijden worden maximaal 12 maanden na deelname bewaard.
Wie heeft toegang tot uw data?
Wij hebben toegang tot uw gegevens, wanneer dit nodig is om een verwerking uit te voeren zoals hierboven is beschreven. Uw data wordt opgeslagen in onze interne systemen, waartoe de toegang beperkt is en de nodige technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de veiligheid te garanderen. Personen die toegang hebben tot onze interne systemen zijn gehouden tot confidentialiteit.
We kunnen uw informatie delen met de volgende partijen:
- Met ons personeel voor het uitvoeren van hun opdracht.
- Met aan ons gelieerde ondernemingen en externe dienstverleners die namens ons diensten verlenen of gegevens verwerken, of voor gegevenscentralisatie en/of logistieke doeleinden. Zij treden enkel op als processor, en gebruiken uw data enkel onder onze strikte instructies.
- Met de bevoegde autoriteit naar aanleiding van een verzoek om informatie als wij van mening zijn dat openbaarmaking in overeenstemming is met, of anderszins vereist is door, enige toepasselijke wet- of regelgeving (notaris, advocaten, etc.).
- Met BIV indien u zich inschrijft voor onze opleiding ontwikkeld in samenwerking met BIV. Meer specifiek zal het BIV-erkenningsnummer van de deelnemers doorgegeven worden voor de uitreiking van de vormingsattesten.
Wij trachten de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens te beperken tot landen binnen de Europees Economische Ruimte of tot landen die een passend beschermingsniveau waarborgen, equivalent aan het niveau gewaarborgd onder de AVG en dit privacybeleid. In het geval van verwerking buiten de grenzen van de Europees Economische Ruimte zullen wij u op schriftelijk verzoek verdere toelichting verschaffen.
Wat zijn mijn rechten?
De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vindt u een opsomming hiervan met een korte toelichting. Zoals reeds hierboven aangegeven kunnen deze rechten worden ingeroepen via de volgende kanalen:
- Telefoon: + 32 3 292 91 90
- E-mail: dpo@aquaflanders.be
- Adres: Desguinlei 250, 2018 Antwerpen
- Website: www.aquaflanders.be
1. Recht van inzage
Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we u moeten informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en dat we uw rechten moeten beschrijven. Daarnaast moeten we u op uw aanvraag een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen. U ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Houd er rekening mee dat alleen het eerste exemplaar gratis is. Om de identiteit van de persoon die om toegang tot zijn gegevens verzoekt te verifiëren, vragen wij om een bewijs van uw identiteit. Indien wij twijfels hebben over u identiteit zullen wij pas een handeling stellen nadat wij u identiteit hebben kunnen bevestigen
We zullen u de informatie per e-mail toesturen, maar u kunt ons vragen om u de informatie per post
toe te sturen.
Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.
2. Recht op rectificatie (recht op correctie)
Als we in het bezit zijn van onjuiste of onvolledige gegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek aanpassen. In het geval dat we zelf vermoeden dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met u opnemen om dit te verifiëren.
3. Recht op gegevenswissing (recht om te worden vergeten)
U heeft ten alle tijden het recht om uw gegevens te wissen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen.
Omstandigheden waarin wij uw gegevens kunnen verwijderen:
- We verwerken uw gegevens niet meer of hebben deze niet langer nodig.
- U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (sectie 9.7).
- Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
- Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
- Uw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.
Indien er een specifieke situatie is waarbij deze verwijdering niet kan worden uitgevoerd, zullen we dit melden aan u. De redenen om niet aan uw verzoek te kunnen voldoen, kunnen één van de volgende zijn:
- Voor naleving van een wettelijke verplichting of in functie van het algemeen belang.
- Voor gerechtvaardigd belang van de organisatie, in het kader van het beheer van opleidingen.
- Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG.
- Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
- Om redenen van volksgezondheid.
- Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert.
Voor zover dat u een account op het leden- of bestuurdersplatform heeft, kan u uw account verwijderen op dat platform om de definitieve verwijdering van uw persoonsgegevens uit te voeren. Hou er rekening mee dat uw persoonsgegevens nodig zijn om onze diensten te vervullen en dat wij niet kunnen garanderen dat u nog langer gebruik kan maken van de de aangeboden diensten op het leden- of bestuurdersplatform.
4. Recht op beperking van verwerking
U heeft ten alle tijden het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. We zullen de verwerking stopzetten wanneer:
- We in het bezit zijn van onjuiste gegevens.
- Onze verwerking als onwettig wordt beschouwd.
- Er sprake is van juridische claims.
- U bezwaar maakt voor verwerking (zie 9.7) tot dat de vraag is opgehelderd.
Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we u de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.
5. Recht op kennisgeving
Wanneer u zich beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonlijke gegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen u op uw verzoek informeren over die ontvangers.
6. Recht op data-portabiliteit
Alle gegevens die u ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming of op basis van contractuele voorwaarden, en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar u of een andere controller (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden. Zo kunnen wij u een CSV-bestand van uw gegevens overhandigen of overdragen naar een andere partij die u aanduidt.
7. Recht op bezwaar
Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar aantekenen. We zullen uw bezwaar onderzoeken en op de hoogte brengen van de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.
Wanneer u bezwaar hebt tegen direct marketing, zullen wij u niet langer direct marketing sturen, vanaf het moment dat wij uw verzoek ontvangen.
Hoe kunt u een klacht indienen?
Als we niet in staat waren om uw verzoek optimaal te behandelen, heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit kan via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
Digitaal keuringsplatform AFK
Drinkwaterbedrijven en rioolbeheerders van een openbaar waterdistributienetwerk belasten AquaFlanders met de organisatie van het keuringsproces, alsook met de wettelijk opgelegde digitale archiveringstaak van keuringsattesten. Deze keuringsattesten, die uw persoonsgegevens kunnen bevatten, kunnen worden geraadpleegd door keurders en andere partners van AquaFlanders op het digitaal keuringsplatform AFK.
Voor verdere informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in AFK verwijzen wij u door naar de AFK Privacyverklaring, het protocol tussen AquaFlanders en De Woningpas en de protocollen tussen AquaFlanders en de waterbedrijven en rioolbeheerders.
Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Voor verdere informatie verwijzen wij u door naar onze cookie policy.
Wijzigingen in ons beleid
Deze Privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 1/05/2022. We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op u situatie.
Laatst gewijzigd: 13/03/2023